PROBOLINGGO, PilarNusantara.net – Upaya memperkuat kesadaran masyarakat terhadap pentingnya pengelolaan dokumen keluarga terus digencarkan Pemerintah Kota Probolinggo. Hal ini ditandai dengan dibukanya kegiatan Sosialisasi Digitalisasi Arsip Masyarakat bagi TP PKK Kota Probolinggo Tahun 2026 oleh Wali Kota dr. Aminuddin, di Puri Manggala Bhakti, Selasa (7/4) siang.
Kegiatan tersebut turut dihadiri Ketua TP PKK Kota Probolinggo dr. Evariani, Pj Sekda Rey Suwigtyo, Asisten Administrasi dan Umum Agus Efendi, Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aris Santoso, serta diikuti oleh 80 orang yang merupakan anggota TP PKK se-Kota Probolinggo. Dalam kesempatan itu, juga dilakukan penyerahan simbolis hasil alih media arsip keluarga kepada perwakilan dari lima kecamatan.
Ketua TP PKK dr. Evariani menegaskan bahwa pengelolaan arsip bukan hanya urusan administratif perkantoran, tetapi juga menjadi kebutuhan mendasar dalam kehidupan rumah tangga.
“Selama ini kita sering menganggap arsip hanya urusan kantor. Padahal, di dalam rumah tangga tersimpan dokumen vital seperti Kartu Keluarga, ijazah hingga sertifikat tanah yang harus dijaga dengan baik. Risiko kerusakan atau kehilangan tentu sangat besar jika tidak dikelola dengan benar,” ujarnya.
Ia mengapresiasi inisiatif Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melalui program GEMAS Tertib Arsip sebagai langkah strategis dalam memberikan perlindungan terhadap dokumen keluarga.
“Melalui digitalisasi, kita memiliki cadangan dokumen yang tersimpan rapi dan aman. Ini memberikan ketenangan, karena ketika terjadi hal yang tidak diinginkan pada dokumen fisik, kita tetap memiliki salinan yang sah dan mudah diakses kapan saja,” tambahnya.
Lebih lanjut, dr. Evariani menekankan peran strategis PKK sebagai ujung tombak yang menyentuh langsung lapisan masyarakat terkecil. Apalagi digitalisasi pelaporan juga sudah dilakukan oleh PKK Kota Probolinggo.
“Saya berharap para peserta dapat menyerap ilmu tentang teknik pemindaian dan penyimpanan berbasis cloud. Setelah ini, tugas kita adalah menjadi Duta Arsip yang mengedukasi masyarakat di lingkungan masing-masing. Ini bagian dari kontribusi nyata dalam membangun masyarakat yang tertib administrasi, modern, dan tangguh,” tegasnya.
Sementara itu, Wali Kota Probolinggo dr. Aminuddin menyampaikan bahwa rumah tangga merupakan unit terkecil yang menyimpan berbagai dokumen penting yang sering kali baru disadari nilainya saat terjadi musibah.
“Kita sering baru menyadari pentingnya arsip ketika terjadi banjir atau kebakaran. Padahal, dokumen seperti KTP, KK, ijazah hingga sertifikat tanah memiliki nilai yang sangat vital bagi keberlangsungan hidup masyarakat,” jelasnya.
Ia menegaskan bahwa program digitalisasi arsip melalui gerakan GEMAS Tertib Arsip merupakan langkah nyata mitigasi risiko sekaligus bagian dari komitmen pemerintah daerah.
“Kegiatan ini bukan sekadar sosialisasi, tetapi merupakan wujud nyata dari komitmen kinerja kami dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik yang langsung dirasakan masyarakat,” ungkapnya.
Menurutnya, peran PKK sangat strategis dalam menyukseskan gerakan ini hingga ke tingkat keluarga.
“Saya berharap ibu-ibu PKK dapat menjadi Duta Arsip. Edukasi masyarakat tentang pentingnya digitalisasi dokumen harus terus digencarkan. Dengan sistem digital, dokumen penting dapat tersimpan aman, rapi, dan mudah diakses kapan saja,” imbuhnya.
Dalam kegiatan tersebut, peserta juga mendapatkan pemaparan materi bertajuk Emak-Emak Melek Digital yang disampaikan oleh Arsiparis Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo, Nur Fajari. Materi ini menjadi bekal praktis bagi para peserta dalam memahami teknik digitalisasi arsip secara sederhana dan aplikatif.
